כיצד לשפר תהליך תעשייתי ב-13 שלבים?
תוהה כיצד לחסוך זמן וכסף תוך הגדלת הפרודוקטיביות והרווחיות הכוללת? אמנם זו מטרה בתעשיות השונות, אבל בתעשיית הייצור, ייעול התהליכים התעשייתיים הוא הכרחי ולעיתים קריטי.
חברות תעשייתיות מחפשות לעתים קרובות דרכים להפוך את תהליכי הייצור שלהם ליעילים יותר על ידי פישוט תהליכים קיימים ושילוב מערכת טכנולוגיות. ייעול ושיפור תהליכי הייצור מאפשר לחסוך בכסף, משאבים ולספק יתרון על פני חברות מתחרות.
אם ייעול תהליכים תעשייתיים הוא משהו נדרש עבורכם, חשוב ללמוד את הצעדים שניתן לנקוט. במאמר זה, אנו בוחנים את החשיבות של ייעול הייצור וכיצד ניתן לעשות זאת ב-13 שלבים.
לאחר שזיהיתם והגדרתם את כל התהליכים העסקיים, תוכלו להתחיל בתהליך השיפור. הדבר מצריך מודעות לתהליך ותיעוד של כל שלב בפעילות המתבצעת כדי להגיע למטרה. על מנת לייעל את התהליך הנדרש, ניתן להתחיל עם השלבים הבאים:
הגדרת המטרה והתוצאה הסופית.
השלב הראשון הוא להגדיר את המטרה והתוצאה הסופית של עבודת השיפור. לאחר הגדרת המטרה יהיה ניתן לגזור לאחור את הצעדים הנדרשים לביצוע. בתעשיית הייצור המטרות יכולות להיות הגדלת תפוקת הייצור, הקטנת הפחת, ייעול השימוש בכוח אדם וכו''. חשוב שהמטרות תהיינה מוגדרות ומדידות.
חלוקת התהליך לשלבים ו/או משימות נפרדות.
באמצעות בניית תרשים של זרימת העבודה של הייצור יהיה ניתן לראות מה לשפר ומה כבר עובד. חלוקה לשלבים של התהליך בתרשים תאפשר לראות את התמונה המלאה ולבצע ירידה לפרטים ע"פ הנדרש. יש לבקש מהצוותים לקבל משוב על החוויה היומיומית שלהם ולהציג נקודות לשיפור ולשימור מבחינתם.
ניתוח שלבי התהליך לזיהוי שרשרת הערך וצווארי בקבוק.
ניתוח השלבים וירידה לפרטים של כל שלב תאפשר לזהות את הנקודות קריטיות בתהליך שיש לטפל בהן או לגבות אותן. ניתוח השלבים יסייע להבין את השלבים שנדרש להתמקד בהם וגיבוש סדר העדיפות לטיפולם.
איסוף מידע מאלו שמבצעים את התהליך או שמרוויחים מהתהליך.
קבלת משוב מהצוותים על החוויה היומיומית שלהם ומה מתסכל אותם במהלך הייצור יכול לעזור להציף נקודות קריטיות נוספות. ניתן להשתמש בהעברת שאלונים לעובדים, סקרים וביצוע ראיונות הכוללים שאלות פתוחות כשהמטרה היא להקשיב ולאסוף נתונים.
זיהוי פעילויות מיותרות
לאחר ניתוח שלבי התהליך ואיסוף המידע מבעלי העניין, יהיה ניתן להבין את נקודות שיש לעבוד עליהן כדי לבצע את השיפור. כחלק מהתהליך, יצופו פעילויות מיותרות שאינן תורמות ויהיה צורך לבחון אותן מחדש.
זיהוי פעילויות המתאפשרות להתבצע בצורה אוטומטית ע"י פתרונות טכנולוגיים מתאימים.
כיום, אוטומציה תעשייתית היא יותר מסתם רובוטיקה - זהו שדרוג מערכת מקיף שנותן לציוד שלך את היכולת להתמודד עם משימות בעצמו. המתקן שלך הופך לחכם יותר כך שהחברה שלך יכולה להפיק תועלת משליטה רבה יותר, עלויות תפעול נמוכות יותר, שיפור באיכות המוצר/תהליך, הגדלת היעילות וזמני ייצור מהירים יותר. במקום לאמץ תהליך אחד חכם יותר או שיפור מבודד, שילוב כלי אוטומציה גמישים וחיישנים יכול להביא לשיפורים אקספוננציאליים.
הגדרה וניהול משאבים כדי לממש את התהליך.
הגדרה וניהול משאבים מתייחס לתכנון, תזמון והקצאה עתידית של משאבים לפרויקט הנכון בזמן ובעלויות הנכונים. ניהול משאבים הוא תהליך של ניצול סוגים שונים של משאבים עסקיים בצורה יעילה ואפקטיבית. משאבים אלו יכולים להיות משאבי אנוש, נכסים, מתקנים, ציוד, מימון ועוד. תוכנית ניהול משאבים מאפשרת לעסקים לנצל את כוח האדם המיומן, לבצע הכשרות אד-הוק ולשפר את הרווחיות בצורה מיטבית.
גיבוש תוכנית פעולה למימוש התהליך.
תכנית פעולה היא מסמך המפרט את שלבי הפעולה הדרושים להשגת מטרות ויעדי הפרויקט. לכן, תוכנית פעולה מבהירה לאילו משאבים נדרש כדי להגיע ליעדים אלה, מהן המשימות שנדרש לבצע, לו״ז לביצוע המשימות ומי מחברי הצוות אחראי לביצוע המשימה.
קבלת תמיכה של בעלי עניין/הנהלה.
מורכבות וסוג התהליך יסייע לקבוע את גודל העבודה, אילו בעלי עניין מושפעים מהפרויקט ובאיזה שלב נדרש לערב את הנהלת החברה. המטרה היא יצירת קונצנזוס סביב הפעילות לקידום הפעילות בתוך הארגון וקבלת ליווי ותמיכה להצלחת התהליך.
הדרכת עובדים.
הדרכת העובדים הינו הליך חיוני להצלחה. תוכניות הדרכה ופיתוח מספקות שורה של יתרונות. הן משפרות את ביצועי העובדים, מגבירות את תפוקת העובדים, מפחיתות את תחלופת העובדים ומשפרות את תרבות החברה.
הגדרת מדדי ביצועים מרכזיים (KPIs).
הגדרה ומעקב אחר מדדי ביצועים (KPI) הוא קריטי להצלחת הפרויקט. מדידה והצגה שלהם מאפשרת לראות את ההתקדמות לעבר המטרות שהוגדרו. להלן הקטגוריות המרכזיות שניתן להגדיר בהן מדדי ביצועים: עמידה בלו״ז, תקציב, איכות ואפקטיביות.
הבחירה באילו מדדי KPI לניהול פרויקטים לעקוב ולמדוד היא רק הצעד הראשון. לאחר מכן, עליך להגדיר את מדדי ה-KPI שלך באופן שנותן להם בהירות ומיקוד. להגדרת המדדים, מומלץ להשתמש במודל SMART:
Specific
Measurable
Attainable
Realistic
Time-Bound
מעקב ודיווח על הצלחות וכישלונות - בקרה
אכיפת ממדי הביצועים שנקבעו באופן קבוע. פגישה תקופתית של בעלי העניין לצורך הצגת המדדים וחקירה שלהם תספק בדיקה וכיוונון בעת הצורך לעמידה ביעדים שהוגדרו. יש לתחקר הצלחות ולדאוג לשכפל אותם ולתחקר כישלונות ולדאוג שלא יחזרו על עצמם.
תיקוף הנחות העבודה.
תחקור הנחות העבודה זה משהו שנלקח משירותי הצבאי. כמו החיים גם המפעל הוא דינמי. נדרש לתקף ולבדוק כל הזמן שהנחות שהנחנו וביססנו עליהם את הפתרונות בתחילת הדרך עדיין רלוונטיות ועונות על הצורך שלשם כך הן נועדו.
מטרת התהליך של ביצוע השלבים הוא לייצר מודעות בארגון, לבנות תמונה של המצב הקיים, לערב את בעלי העניין, לגבש קבוצת חשיבה, להגדיר מטרות ולפעול ליישמם. עצם השיח יעזור ליצור את השיפור, או כפי המשפט הידוע ״גם מסע של אלף מייל מתחיל בצעד אחד״.